Non lasciare che la compilazione del CMR ti colga impreparato – tutto ciò che devi sapere sulla lettera di vettura internazionale

Alla maggior parte delle persone non dice molto l'espressione inglese „Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road” o quella francese „Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route”. La traduzione ungherese potrebbe essere conosciuta come „Contratto internazionale di trasporto su strada di merci”, ma nel linguaggio comune l'abbreviazione CMR ci avvicina subito a comprendere che parleremo in dettaglio del documento internazionale di trasporto che accompagna la merce.

  

Che cos'è il CMR?

Chi lavora quotidianamente nel trasporto internazionale prende in mano il documento CMR, ma probabilmente pochi riflettono su tutto ciò che queste tre lettere rappresentano. Dopo la Seconda Guerra Mondiale, il trasporto internazionale, che aveva ricevuto nuovo slancio, incontrava difficoltà poiché i diversi paesi avevano proprie leggi riguardanti i dettagli del trasporto, rendendo complicati i casi problematici o controversi durante una consegna errata. In risposta a ciò, nel 1956, poco meno di sei mesi prima della crisi di Suez e della rivoluzione ungherese, il 19 maggio a Ginevra si incontrarono i rappresentanti di quei paesi che sotto l'egida delle Nazioni Unite concordarono di applicare regole comuni al trasporto di merci tra i loro paesi.

Di conseguenza, il 19 maggio 1956 i rappresentanti di nove stati firmarono il trattato, che entrò in vigore nell'estate del 1961, e nei decenni successivi il numero di paesi aderenti al sistema CMR è cresciuto costantemente, così che oggi quasi 60 paesi lo applicano (la maggior parte sono paesi europei e dell'Asia orientale, ma tra i firmatari ci sono anche Marocco e Tunisia, ad esempio). L'Ungheria firmò il trattato nel 1970 e successivamente lo promulgò con il decreto legge n. 3 del 1971.

Secondo il trattato citato, il CMR è un documento che accompagna la merce e costituisce anche un contratto, stipulato tra il mittente e il destinatario della merce con il coinvolgimento del trasportatore. Compilando il CMR, le parti accettano che, in caso di problemi, le disposizioni contenute nel trattato siano vincolanti e da considerare come riferimento obbligatorio.

Quando è necessario compilare un CMR?

Secondo la definizione ufficiale, il CMR si applica a qualsiasi contratto che riguarda il trasporto di merci su strada con veicolo a motore, a pagamento, quando il luogo di presa in consegna e di consegna delle merci si trova in due paesi diversi, indipendentemente dalla sede del mittente o del destinatario. Vediamo alcuni esempi pratici:

• Se il trasporto avviene tra due aziende con sede in Ungheria, ma la merce viene consegnata a una loro filiale estera, è necessario compilare il CMR.
• Se un'azienda estera spedisce merci dall'estero verso l'Ungheria, è necessario compilare il CMR.
• Se un'azienda con sede estera spedisce dalla propria filiale in Ungheria a un'altra filiale di un'azienda in Ungheria, il CMR non deve accompagnare la merce.
• Un esempio estremo potrebbe essere se il trasporto avviene dall'Ungheria all'Austria con un carro trainato da cavalli: in tal caso il CMR non deve essere compilato, poiché si applica solo al trasporto con veicolo a motore.

È importante sottolineare che non è necessario compilare il CMR solo quando entrambi i paesi coinvolti sono membri della Convenzione CMR; è sufficiente che il luogo di carico o di scarico della merce si trovi in un paese soggetto alla Convenzione.

Vale inoltre la pena sapere che, sebbene come indicato sopra il CMR si applichi solo al trasporto su strada, rientra anche il caso in cui una parte del trasporto non avvenga su strada, ma su rotaia, via mare o via aerea, purché la merce non venga scaricata nel frattempo. Ad esempio, durante un trasporto verso il Regno Unito, il camion può essere trasportato sotto la Manica da un treno merci, oppure durante un trasporto dall'Ungheria alla Sicilia, il camion può essere trasportato con un traghetto attraverso lo Stretto di Messina; ciò non interrompe il trasporto su strada, quindi è necessario compilare il CMR e la sua validità si estende all'intero trasporto. In seguito sarà possibile leggere in dettaglio chi è responsabile della merce durante queste fasi.

Compilazione del CMR

Come accennato, il CMR deve essere compilato quando la merce si muove tra paesi, e uno di essi è parte della Convenzione. Compilando il documento CMR, i firmatari stipulano di fatto un contratto tra loro per cui le disposizioni della Convenzione si applicano all'intero trasporto e agiranno secondo quanto in essa stabilito.

Non esistono requisiti rigidi per il formato, la Convenzione stabilisce solo quali dati e informazioni devono essere registrati. Tuttavia, è consigliabile utilizzare moduli precompilati, poiché ciò aiuta notevolmente a registrare correttamente le informazioni e, grazie alla loro multilingua, lo stesso documento sarà comprensibile a chiunque ne entri in possesso. Inoltre, semplifica il lavoro degli addetti, poiché confrontandosi quotidianamente con lo stesso modello, individuano più rapidamente le informazioni importanti. I moduli disponibili nel Convoy Truck Shop contengono già la dicitura „Anche in caso di accordi diversi, si applicano le disposizioni della Convenzione Internazionale sul Trasporto di Merci (CMR).”, che deve essere riportata nell'accordo anche se non si utilizza un modello precompilato. Un ulteriore vantaggio del modulo precompilato è che funziona come carta carbografica, quindi, sia che si debba compilare un CMR in 4 copie sia un CMR in 6 copie, è sufficiente riportare i dati su un unico foglio, a differenza delle versioni stampabili online, che richiedono di riscrivere gli stessi dati quattro o sei volte.

Quante copie devo compilare?

Secondo la Convenzione, il CMR deve essere compilato in 3 copie obbligatorie: una per il mittente della merce, una per il destinatario e una per il trasportatore. Oggi si incontrano comunemente lettere di vettura in 4 o 6 copie, con fogli di colori diversi per facilitarne l'identificazione. Poiché all'interno dell'UE non esistono confini doganali, per le merci trasportate in quest'area è sufficiente compilare il modulo in 4 copie (la copia aggiuntiva rispetto alle tre obbligatorie può essere necessaria, ad esempio, se il trasporto è effettuato da due trasportatori differenti). Per i trasporti che attraversano i confini doganali esterni dell'UE, è invece necessario il CMR in 6 copie, così da disporre di copie sufficienti anche per procedure doganali o altri adempimenti.

Se la quantità di merce da trasportare può essere caricata solo su due o più veicoli, il mittente, così come il trasportatore, può richiedere l'emissione di tante lettere di vettura quanti sono i veicoli utilizzati per il trasporto. Dopo la compilazione, il documento deve essere firmato e timbrato sia dal mittente che dal trasportatore. Consiglio pratico: come trasportatore conviene scansionare o, più semplicemente, fotografare il CMR, così che, in caso di domande o problemi dopo la conclusione del trasporto, avremo a disposizione una prova dei dettagli della spedizione.

Cosa scrivere dove?

Il CMR è compilato principalmente dal mittente della merce, quindi i campi necessari vengono completati dal trasportatore, e infine entrambi firmano il documento. Probabilmente è chiaro, ma per completezza è bene chiarire che la compilazione deve avvenire a penna, per evitare modifiche indesiderate. Nelle aziende più grandi si usa anche compilare a macchina e apporre la firma manualmente. Vediamo quali dati inserire nei vari campi:

1. Mittente: Nome e indirizzo dell'azienda che conferisce l'incarico di trasporto al trasportatore. In genere è sufficiente il timbro, non è necessario compilare manualmente tutti i dati. È importante però che, se un dato viene timbrato sul CMR, questo deve essere riportato su tutte le 4 o 6 copie.
2. Destinatario: Nome e indirizzo dell'azienda a cui la merce deve essere consegnata alla fine del trasporto. Questo non corrisponde all'indirizzo di consegna, ma alla sede legale dell'azienda. Come per il mittente, è possibile utilizzare il timbro se disponibile.
4. Luogo di consegna della merce: Il paese e la città in cui la merce viene consegnata. Questo può essere la sede legale del destinatario (vedi punto 2) o, ad esempio, una sua filiale.
5. Luogo e data di presa in consegna della merce: Dove e quando il trasportatore prende in consegna la merce. Come per il punto precedente, questi dati possono differire da quelli indicati al punto 1 se la presa effettiva della merce non avviene presso la sede del mittente.
6. Documenti allegati: Qui devono essere indicati i documenti che accompagnano la merce, come fattura, bolla di consegna, certificato di peso, packing list o altri documenti specifici secondo il tipo di merce.
7. Segno e numero: Qui vanno indicati il numero, il segno e il codice degli articoli. Se tra i documenti allegati è presente, ad esempio, una fattura dettagliata, si può fare riferimento al suo numero, poiché contiene la quantità completa della merce suddivisa. In caso di trasporto ADR, i dettagli devono essere riportati anche in questa sezione.
8. Quantità: È consigliabile indicare la quantità di merce in un'unità di misura verificabile dal trasportatore, ad esempio in pallet.
9. Tipo di imballaggio: Elenco dei tipi di imballaggio utilizzati per il trasporto, ad esempio pallet, cartone, pellicola.
10. Denominazione della merce: Poiché lo spazio sul documento è limitato, è consigliabile descrivere la merce brevemente o con abbreviazioni generali.
12. Numero statistico: In questa sezione è possibile indicare i numeri identificativi della merce trasportata, ad esempio il codice NHM (nomenclatura combinata armonizzata), il codice TARIC (tariffa doganale integrata dell'UE) o, in caso di trasporto di veicoli, il tipo, la targa e il numero di telaio.
13. Peso lordo: Peso totale della merce trasportata, ossia merce più imballaggio. Come mittente, nella compilazione del CMR possiamo considerare una leggera tolleranza sul peso lordo, in modo che il veicolo non raggiunga esattamente il limite consentito, evitando al trasportatore eventuali sanzioni.
14. Volume: Complementare al punto precedente; se la merce è liquida, qui va indicata la quantità in m³.
15. Istruzioni del mittente: Qui è possibile fornire indicazioni relative al trasportatore, come percorso prescritto, parcheggi designati, luogo di sdoganamento, punti di passaggio frontiera, temperatura di trasporto, fasce orarie dei terminal di accettazione. Qui possono essere indicate anche altre informazioni, come il peso dei materiali di imballaggio utilizzati. Le informazioni inserite dipendono in larga misura dal tipo di merce trasportata.
16. Rimborso: Deve essere compilato se il trasporto viene pagato al trasportatore. In generale, i punti 14, 15 e 19 relativi agli aspetti finanziari non vengono compilati e nella maggior parte dei casi rimangono vuoti.
17. Disposizioni sul pagamento del trasporto: Qui si indica chi, tra le parti coinvolte nel trasporto, paga il costo del trasporto.
18. Trasportatore: Questo campo è compilato dal trasportatore (nome, indirizzo, paese). È sufficiente compilarlo con il timbro dell'azienda di trasporto.
19. Altri trasportatori: Questo campo deve essere compilato se l'intero trasporto non è effettuato da un solo trasportatore. Ad esempio, se per guasto tecnico la merce deve essere trasferita da un veicolo all'altro, o se la merce viene depositata in un centro logistico e poi trasportata da un altro trasportatore.
20. Osservazioni e annotazioni del trasportatore: Questo è uno dei campi più importanti per il trasportatore, dove possono essere inserite tutte le sue osservazioni. È consigliabile confrontare i dati riportati nel CMR (numero e segno dei colli, numerazione) con la merce effettivamente caricata, e annotare se, secondo la sua valutazione, la merce non è imballata correttamente o presenta difetti già al momento del caricamento. È utile anche annotare se la quantità o l'imballaggio della merce non possono essere verificati per qualche motivo (ad esempio, se secondo le istruzioni di una delle parti il trasportatore non può essere presente al caricamento). Le annotazioni devono essere firmate dal mittente e dal destinatario al termine del trasporto, poiché in caso di problemi dimostrano che la merce non è stata danneggiata durante il trasporto, ma era già così all'inizio. Va registrato anche se il mittente o il destinatario non hanno consentito l'inserimento delle osservazioni nel CMR, o se si sono rifiutati di firmarle su richiesta del trasportatore. Anche se non esiste una lingua obbligatoria per la compilazione del CMR, è consigliabile inserire le osservazioni in inglese o in un'altra lingua internazionale, oppure nella lingua del paese interessato. A questo scopo può essere utile il sito web dell'Associazione Ungherese dei Trasportatori su Strada o direttamente il sito web dell'International Road Transport Union (IRU), dove è disponibile un documento multilingue scaricabile. Poiché lo spazio nel CMR è limitato, è possibile riportare qui anche i codici presenti nell'elenco delle osservazioni, così da identificare successivamente il problema esatto.
21. Da pagare: Il valore della merce che il destinatario paga al conducente del trasportatore, se il pagamento non viene effettuato tramite bonifico bancario al mittente. Secondo la definizione originale della Convenzione, qui possono essere indicate anche le spese relative al trasporto sostenute durante il trasporto (ad esempio, dazi doganali). Oggi generalmente si lascia vuoto.
22. Accordi speciali: Qualsiasi altra informazione, ad esempio se la merce deve essere ritirata solo in un orario specifico.
23. Luogo e data di emissione
24. Firma e timbro del mittente: Il CMR è compilato principalmente dal mittente della merce; tuttavia, se per qualche motivo lo compila il trasportatore, questo campo non può essere firmato da lui. Il trasporto internazionale deve essere comunque accompagnato da un CMR, quindi in casi estremi questo campo deve rimanere vuoto.
25. Firma e timbro del trasportatore: Anche se il mittente non ha firmato il campo 22 a lui relativo, il trasportatore deve obbligatoriamente firmare il documento e apporre il timbro dell'azienda di trasporto.
26. Presa in consegna della merce, firma e timbro del destinatario: Questo campo viene compilato dal destinatario al momento della consegna della merce.
27. Veicolo del trasportatore, targa, carico: In caso di veicolo con rimorchio, vanno indicati sia la targa del trattore che quella del rimorchio.

Le celle del documento CMR che non sono rilevanti per il trasporto in questione o per le quali non ci sono informazioni devono rimanere vuote. I campi obbligatori sono evidenziati in grassetto nell'elenco sopra. È inoltre obbligatorio indicare che il trasporto è soggetto alle disposizioni della Convenzione. Questo è importante, perché in mancanza di questa indicazione, il trasportatore è responsabile per qualsiasi costo o danno. Per questo motivo, nel modello acquistabile presso il Convoy Truck Shop, questa dicitura è già stampata. Oltre alle informazioni obbligatorie, le parti possono inserire qualsiasi altra informazione nel documento ritenuta necessaria per il trasporto specifico, ad esempio divieto di trasferimento, importo del contrassegno, valore della merce, scadenza per il trasporto, elenco dei documenti consegnati.

Responsabilità nel trasporto

• Il trasportatore è responsabile per ritardi nella consegna. Questo probabilmente non richiede spiegazioni.
• Il trasportatore è responsabile anche se utilizza altri servizi, ad esempio se un suo dipendente effettua il trasporto.
• Il trasportatore è responsabile per la perdita totale o parziale della merce. Eccezione: se la perdita è dovuta a difetti intrinseci della merce, a disposizioni del legittimo titolare (chi ha diritto sulla merce in quel momento) o a cause che il trasportatore non poteva evitare. Tuttavia, se la causa è riconducibile a difetti del veicolo utilizzato, la responsabilità resta del trasportatore, anche se il veicolo era noleggiato e non di sua proprietà.
• È importante registrare in anticipo ogni circostanza e istruzione nel CMR, perché ad esempio se il danno alla merce è avvenuto a causa di un telone aperto e le parti hanno concordato nel CMR il trasporto con telone aperto, il trasportatore è esonerato da responsabilità. Allo stesso modo, se la merce viene trasportata senza imballaggio e può subire danni per sua natura, ma l'assenza di imballaggio è stata registrata nel CMR, il danno non è imputabile al trasportatore.
• Oltre al documento di trasporto compilato, il mittente deve fornire al trasportatore tutti i documenti necessari per le operazioni doganali o altri procedimenti amministrativi, informandolo al riguardo. Se ciò non avviene e ne deriva un danno o un costo aggiuntivo, il trasportatore non è ritenuto responsabile.
• È fondamentale che, se il trasportatore ha fatto tutto il possibile per evitare danni, ma il veicolo non ha garantito la protezione e ha seguito tutte le istruzioni ricevute sulla merce (anche durante il trasporto), non può essere ritenuto responsabile per danni che possono verificarsi per natura della merce. Ad esempio, i prodotti agricoli possono essere danneggiati da roditori o parassiti, i liquidi possono evaporare naturalmente, e lo stesso vale per il trasporto di animali vivi, un settore ancora più delicato.
• È essenziale sottolineare che spetta al trasportatore dimostrare che il danno è avvenuto per le cause sopra indicate e non per sua colpa. Se il trasporto coinvolge più trasportatori, ciascuno è responsabile dell'intero trasporto. Eccezione: se una parte del trasporto avviene su un altro veicolo senza trasferimento della merce. Ad esempio, se tra Francia e Regno Unito un camion viene trasportato da un treno merci attraverso un tunnel e subisce danni, si considera che l'intero trasporto sia avvenuto su rotaia e il trasportatore è esonerato da responsabilità.

In sintesi, per il trasportatore è fondamentale agire con diligenza, informare e seguire le istruzioni del legittimo titolare, nonché registrare preventivamente nel CMR tutti i possibili rischi. Ad esempio, se le preoccupazioni relative all'imballaggio e le condizioni a supporto non sono riportate nel CMR con motivazione, si presume che al momento del carico la merce fosse in buone condizioni.

Abbiamo menzionato che è importante per il trasportatore seguire le istruzioni del legittimo titolare, ma occorre anche sapere chi detiene il diritto sulla merce. In questo caso, il limite è rappresentato dalla consegna della seconda copia del CMR al destinatario. Prima di questo momento, il mittente può decidere, ad esempio, di far recapitare la merce a un altro indirizzo o di non far proseguire il trasporto. I costi aggiuntivi derivanti da tali decisioni devono essere rimborsati al trasportatore. Dopo la consegna del CMR al destinatario, quest'ultimo diventa il legittimo titolare e il trasportatore deve seguire le sue istruzioni. Naturalmente, le parti possono derogare a questa regola, ma devono riportarlo nel CMR. Questo spiega anche l'importanza di far firmare il punto 24 del CMR al destinatario presso il luogo di consegna.

Gli esempi sopra riportati coprono probabilmente le aree più importanti, ma chi desidera conoscere ogni dettaglio e non teme testi normativi complessi può consultare il decreto CMR nazionale menzionato in precedenza.

Cosa aspettarsi in futuro?

Molti probabilmente pensano che ciò che è scritto su carta e in loro possesso sia sicuro. Questo vale anche per il CMR in 4 o 6 copie, tuttavia bisogna accettare che, come in quasi tutti i settori, anche la documentazione dei trasporti sta diventando sempre più elettronica, e il CMR non farà eccezione.

Nel febbraio 2008 è stato redatto un protocollo aggiuntivo all'originale Convenzione CMR del 1956, che ha aperto la strada all'e-documentazione. Questo emendamento è entrato in vigore nell'estate del 2011 e, nei successivi oltre 10 anni, 34 paesi vi hanno aderito. L'implementazione sarebbe auspicabile il prima possibile in più paesi, poiché – soprattutto in Europa – un trasporto può attraversare diversi paesi di transito e se in uno di questi non si applica l'eCMR, il trasportatore deve comunque portare con sé la copia cartacea del CMR per i controlli delle autorità locali. La prima applicazione pratica dell'eCMR è avvenuta a gennaio 2017, e da allora il sistema funziona già tra Spagna e Francia, mentre tra altri paesi si trova solo in fase di test.

Ma quali sono i vantaggi dell'eCMR? Come in altri settori, la digitalizzazione – una volta superate le difficoltà iniziali e abituati gli utenti – semplifica notevolmente la vita. L'eCMR consente, ad esempio, a tutte le parti coinvolte nel trasporto di sapere continuamente cosa accade alla merce. Oggi gli smartphone sono sempre a portata di mano, quindi non bisogna temere di perdere i documenti. Le nuove annotazioni possono essere corredate da timestamp, rendendo più preciso il tracciamento di quando un danno si è verificato sulla merce. Il trasportatore può anche allegare foto come prova. La fatturazione e il pagamento del trasporto possono velocizzarsi, senza dover attendere l'arrivo della documentazione cartacea. Inoltre, basti pensare alla pandemia di Covid: la digitalizzazione può ridurre i contatti fisici. In sintesi, le aziende di trasporto possono contare su riduzione dei costi, maggiore efficienza e trasparenza.

In Ungheria, le associazioni di settore da anni si impegnano e stanno preparando l'applicazione dell'eCMR, ma la regolamentazione legale non è ancora completamente definita, quindi la data prevista per l'introduzione del documento elettronico continua a slittare. Tuttavia, già diverse aziende locali sono pronte, con le proprie applicazioni, ad avviare il sistema.

Nel frattempo, fino all'introduzione dell'eCMR, qui puoi trovare i moduli cartacei tradizionali e altri documenti utili per il trasporto. Se dovessi avere difficoltà nella compilazione del CMR, consulta la guida sopra per assistenza.