Nu lăsa completarea CMR-ului să te ia prin surprindere – tot ce trebuie să știi despre nota de transport internațional

Majoritatea oamenilor nu recunosc prea mult expresia engleză „Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road” sau cea franceză „Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route”. În traducerea maghiară, mulți au întâlnit-o sub denumirea de „Contract Internațional de Transport Rutier de Mărfuri”, dar în limbajul comun, abrevierea CMR ne apropie imediat de subiectul care urmează: documentul internațional de transport care însoțește marfa.

  

Ce este CMR-ul?

Cei care lucrează în transportul internațional manevrează zilnic documentul CMR, însă probabil puțini reflectează asupra întregii semnificații a acestor trei litere. După al Doilea Război Mondial, transportul internațional a primit un nou impuls, dar era dificil de gestionat faptul că diferite țări aveau propriile reglementări pentru detaliile transportului, ceea ce complica foarte mult situațiile problematice și disputele generate de transporturi defectuoase. Ca răspuns, pe 19 mai 1956, cu puțin timp înainte de criza de la Suez și de Revoluția Maghiară, reprezentanți ai țărilor s-au întâlnit la Geneva și, sub auspiciile ONU, au convenit să aplice reguli comune pentru transportul de mărfuri între țările lor.

Ca rezultat, pe 19 mai 1956, reprezentanții a nouă state au semnat convenția, care a intrat în vigoare în vara anului 1961, iar de-a lungul decadelor următoare, numărul țărilor care au aderat la sistemul CMR a crescut constant, astfel încât aproape 60 de state o aplică astăzi (majoritatea fiind țări europene și din Asia de Est, dar printre semnatari se află și Maroc și Tunisia). Ungaria a semnat convenția în 1970 și a promulgat-o ulterior prin Decretul cu putere de lege nr. 3 din 1971.

Conform convenției menționate anterior, CMR-ul este un document care însoțește marfa și totodată un contract, încheiat între remitentul și destinatarul mărfii, cu implicarea transportatorului. Prin emiterea CMR-ului, părțile implicate acceptă că, în orice situație problematică, prevederile convenției vor fi obligatorii și vor avea caracter de ghid pentru ele.

În ce situații trebuie emis CMR-ul?

Conform definiției oficiale, CMR-ul se aplică oricărui contract care prevede transportul de mărfuri pe cale rutieră, cu vehicul motorizat, contra cost, dacă locul preluării și cel al livrării mărfii se află în două țări diferite, indiferent de sediul expeditorului și al destinatarului. Să vedem câteva exemple practice:

• Dacă transportul are loc între două companii cu sediul în Ungaria, dar marfa este livrată la una dintre filialele lor din străinătate, este necesar să se completeze CMR-ul.
• Dacă o companie străină transportă marfă din străinătate în Ungaria, de asemenea trebuie completat CMR-ul.
• Dacă o companie cu sediul în străinătate transportă marfă de la o filială din Ungaria către o altă filială a unei companii tot în Ungaria, CMR-ul nu este necesar.
• Un exemplu mai extrem: dacă transportul se face din Ungaria în Austria cu o căruță trasă de cai, nu este necesar să se completeze CMR-ul, deoarece acesta se aplică doar transportului cu vehicul motorizat.

Este important de subliniat că CMR-ul nu trebuie completat doar atunci când ambele țări implicate sunt semnatare ale convenției CMR; este suficient ca locul de încărcare sau de descărcare a mărfii să fie într-o țară aflată sub incidența convenției.

De asemenea, este util de știut că, deși CMR-ul se aplică transportului rutier, acesta include și situațiile în care o parte a transportului nu se realizează pe șosea, ci pe cale ferată, apă sau aer, atâta timp cât marfa nu este transbordată. De exemplu, în transportul către Marea Britanie, camionul poate fi transportat prin tunelul de sub Canalul Mânecii cu trenul de marfă, sau în transportul din Ungaria către Sicilia, camionul poate fi luat cu feribotul prin Strâmtoarea Messina; aceste situații nu întrerup transportul rutier, astfel că CMR-ul trebuie completat și va acoperi întregul transport. În ceea ce privește responsabilitatea legală pentru aceste secțiuni, detalii vor fi prezentate ulterior.

Completarea CMR-ului

Așa cum am menționat, CMR-ul trebuie completat atunci când marfa circulă între țări și cel puțin una dintre ele este semnatară a convenției. Prin completarea documentului CMR, semnatarii încheie practic un contract între ei pentru a accepta ca obligatorii prevederile convenției pentru întregul transport și a acționa conform acestora.

Nu există un format strict stabilit; convenția specifică doar ce informații trebuie înregistrate. Totuși, este recomandat să se folosească un formular pretipărit, deoarece acesta ajută semnificativ la precizarea corectă a datelor și, datorită versiunii sale multilingve, crește șansa ca oricine primește documentul să-l înțeleagă. De asemenea, facilitează munca personalului administrativ, deoarece întâlnind zilnic același șablon, vor găsi mult mai rapid informațiile importante. Formularele disponibile la Convoy Truck Shop vin deja tipărite cu mențiunea „Chiar și în caz de acord diferit, dispozițiile Convenției Internaționale de Transport de Mărfuri (CMR) se aplică.”, care trebuie inclusă în acord chiar dacă nu se folosește un șablon complet. Un alt avantaj al șablonului este că funcționează ca hârtie carbon, adică, fie că se completează un CMR în 4 exemplare, fie un CMR în 6 exemplare, este suficient să se introducă datele pe o singură foaie, spre deosebire de versiunile tipărite de pe internet, unde trebuie să fie scrise de patru sau șase ori.

Câte exemplare trebuie completate?

Conform textului convenției, CMR-ul trebuie completat în 3 exemplare, dintre care unul pentru expeditor, unul pentru destinatar și unul pentru transportator. În prezent, se întâlnesc frecvent cunoștințe de transport în 4 sau 6 exemplare, ale căror foi au culori diferite pentru a facilita identificarea. Deoarece în interiorul UE nu există frontiere vamale, pentru mărfurile transportate pe acest teritoriu este suficient să se completeze formularul în 4 exemplare (exemplarul suplimentar față de cele trei obligatorii poate fi necesar, de exemplu, când transportul este efectuat de doi transportatori diferiți). Pentru transporturile care depășesc frontierele externe ale UE, va fi necesar un CMR în 6 exemplare pentru a avea suficiente copii, inclusiv pentru procedurile vamale.

Dacă cantitatea de marfă de transportat poate fi încărcată doar pe două sau mai multe vehicule, atât expeditorul, cât și transportatorul pot solicita ca numărul de cunoștințe de transport să corespundă numărului de vehicule folosite. După completare, documentul trebuie semnat și ștampilat de către expeditor și transportator. Un sfat practic: ca transportator, este recomandat să scanezi CMR-ul sau, mai simplu, să îl fotografiezi, astfel încât să ai dovada detaliilor transportului în cazul apariției unor întrebări sau probleme după finalizarea livrării.

Ce să completezi în fiecare câmp?

CMR-ul este, în principiu, completat de expeditorul mărfii, iar transportatorul completează câmpurile necesare, iar apoi amândoi semnează documentul. Probabil este evident, dar pentru claritate, este recomandat ca completarea să se facă cu pixul, evitând astfel modificări nedorite. În companiile mari, se poate folosi completarea digitală, urmând ca doar semnătura să fie aplicată manual. Să vedem ce informații se introduc în fiecare câmp:

1. Expeditor: Numele și adresa companiei care dă ordinul de transport transportatorului. De obicei, este suficient un ștampilă; nu este necesar să fie completate manual toate datele. Este important ca, dacă un câmp este completat cu ștampilă, acest lucru să fie aplicat pe toate cele 4 sau 6 exemplare.
2. Destinatar: Numele și adresa companiei care trebuie să primească marfa la sfârșitul transportului. Acesta nu este adresa de livrare, ci sediul înregistrat al companiei. La fel ca mai sus, este adecvat completarea cu ștampilă, dacă este disponibilă.
3. Locul de livrare al mărfii: Țara și orașul unde se transportă marfa. Poate fi sediul destinatarului (vezi punctul 2) sau, de exemplu, o filială a acestuia.
5. Locul și momentul preluării mărfii: Unde și când transportatorul preia marfa. La fel ca în cazul punctului anterior, acest lucru poate diferi de datele din punctul 1 dacă preluarea efectivă a mărfii nu are loc la sediul expeditorului.
6. Documente anexate: Aici trebuie să fie listate documentele care însoțesc marfa, cum ar fi factură, aviz de însoțire, bon de cântărire, lista de ambalare sau alte documente specifice tipului de marfă.
7. Marcă și număr: Se indică aici numărul, marca și seria bunurilor. Dacă printre documentele anexate există o factură detaliată, se poate face referire la numărul acesteia, deoarece conține cantitatea totală a mărfii defalcată. În cazul transportului ADR, detaliile trebuie înregistrate tot în această secțiune.
8. Cantitate: Este recomandat ca cantitatea mărfii să fie indicată într-o unitate pe care transportatorul o poate verifica, de exemplu, în paleți.
9. Tip de ambalare: Listarea tipurilor de ambalaje utilizate pentru transport, de exemplu paleți, cutii, folie.
10. Descrierea mărfii: Deoarece spațiul din document este limitat, se recomandă descrierea succintă sau abreviată a mărfii, folosind un termen general.
11. Număr statistic: În acest câmp pot fi indicate numere de identificare ale mărfii transportate, de exemplu codul NCM (nomenclatura combinată a mărfurilor), codul TARIC (tarif vamal integrat al UE) sau, în cazul transportului de vehicule, tipul, numărul de înmatriculare și șasiul acestora.
12. Greutate brută: Greutatea totală a mărfii transportate, adică marfa plus ambalajul. Ca expeditor, la completarea CMR-ului putem facilita transportatorului prin indicarea greutății brute cu o mică marjă, astfel încât vehiculul să nu atingă limita maximă permisă și transportatorul să nu riște penalități.
13. Volum: Complementar punctului anterior; dacă marfa este lichidă, aici trebuie înregistrat volumul acesteia în m³.
14. Instrucțiuni ale expeditorului: Aici pot fi specificate instrucțiuni referitoare la transportator, cum ar fi ruta de urmat, parcările desemnate, locul de vămuire, punctele de trecere a frontierei, temperatura de transport, intervalul orar de primire la terminale. De asemenea, pot fi notate alte informații, cum ar fi greutatea materialelor de ambalare utilizate. Tipul informațiilor depinde în mare măsură de tipul mărfii transportate.
15. Ramburs: Acest câmp trebuie completat dacă transportul este plătit transportatorului. În general, câmpurile referitoare la aspecte financiare (14, 15, 19) nu sunt completate și rămân în cele mai multe cazuri goale.
16. Instrucțiuni de plată a transportului: Indică care dintre părțile implicate va plăti transportul.
17. Transportator: Acest câmp este completat de transportator (nume, adresă, țară). De asemenea, este suficient să fie completat cu ștampila companiei transportatoare.
18. Alți transportatori: Trebuie completat dacă transportul nu este realizat de un singur transportator. De exemplu, dacă, din cauza unei defecțiuni tehnice, marfa trebuie transferată pe un alt vehicul sau dacă marfa este depozitată într-un centru logistic și de acolo transportată de un alt transportator.
19. Observații și înregistrări ale transportatorului: Din perspectiva transportatorului, acesta este unul dintre cele mai importante câmpuri, unde pot fi notate toate observațiile. Este recomandat să se compare datele înscrise în CMR (numărul, marca și seria bunurilor) cu marfa încărcată efectiv și să se înregistreze dacă, după părerea transportatorului, marfa nu este ambalată corespunzător sau prezintă defecte încă de la încărcare. De asemenea, este recomandat să se noteze dacă transportatorul nu a putut verifica cantitatea sau ambalajul din anumite motive (de exemplu, conform instrucțiunilor unei părți, transportatorul nu poate fi prezent la încărcare). Observațiile înregistrate trebuie semnate de expeditor și, la finalul transportului, de destinatar, servind ca dovadă că marfa nu a fost deteriorată în timpul transportului, ci era în acele condiții la plecare. Trebuie de asemenea notat dacă expeditorul sau destinatarul nu a permis înregistrarea observațiilor în CMR sau dacă s-au refuzat să semneze observațiile la cererea transportatorului. Deși nu există o limbă impusă pentru completarea CMR, este recomandat ca observațiile să fie înregistrate în câmpul 18 în engleză, într-o altă limbă internațional utilizată sau în limba țării implicate. Pentru aceasta, poate fi util documentul multilingv disponibil pe site-ul Asociației Ungare a Transportatorilor Rutieri sau direct pe site-ul Asociației Internaționale a Transporturilor Rutiere (IRU). Deoarece spațiul din CMR este limitat, codurile observațiilor pot fi incluse în lista de observații pentru a identifica mai târziu natura exactă a problemei.
20. De plată: Valoarea mărfii pe care destinatarul o plătește șoferului transportatorului, dacă plata nu se face prin transfer bancar către expeditor. Conform definiției convenției originale, aici pot fi incluse și costurile legate de transport, cum ar fi taxele vamale. În prezent, acest câmp este de obicei lăsat necompletat.
21. Acorduri speciale: Orice alte informații, de exemplu, că marfa va fi preluată doar la o anumită oră.
22. Locul și data emiterii
23. Semnătura și ștampila expeditorului: CMR-ul este, în principiu, completat de expeditorul mărfii, dar dacă, din orice motiv, transportatorul îl completează, acest câmp nu trebuie semnat de acesta. Transportul internațional trebuie însoțit obligatoriu de CMR, așadar, în cazuri extreme, acest câmp poate rămâne gol.
24. Semnătura și ștampila transportatorului: Chiar dacă expeditorul nu a semnat câmpul 22 care îi revine, transportatorul trebuie să semneze documentul și să aplice ștampila companiei de transport.
25. Primirea mărfii, semnătura și ștampila destinatarului: Destinatarul completează acest câmp la livrarea mărfii.
26. Vehiculul transportatorului, număr de înmatriculare, greutatea încărcăturii: În cazul unui vehicul cu remorcă, trebuie completate atât numerele de înmatriculare ale tractorului cât și ale remorcii.

Câmpurile din documentul CMR care nu sunt relevante pentru transportul respectiv sau pentru care nu există informații trebuie lăsate goale. Câmpurile obligatorii sunt indicate în bold în lista de mai sus. De asemenea, este obligatoriu să se specifice că transportul se supune prevederilor Convenției. Acest lucru este important deoarece, în lipsa sa, transportatorul este responsabil pentru orice cost sau daună. Din acest motiv, formularele disponibile la Convoy Truck Shop includ deja această mențiune tipărită. În afara informațiilor obligatorii, părțile pot înregistra orice alte date considerate necesare pentru transport, de exemplu interdicția de transbordare, suma ramburs, valoarea mărfii, termenul de livrare sau lista documentelor predate.

Responsabilități în transport

• Transportatorul este responsabil pentru întârzierea livrării. Probabil nu mai necesită explicații.
• Transportatorul este responsabil chiar și atunci când apelează la serviciile unui terț, de exemplu, dacă un angajat efectuează transportul.
• Transportatorul răspunde pentru pierderea totală sau parțială a mărfii. Excepția apare dacă pierderea este cauzată de un defect specific al mărfii, de instrucțiunea titularului drepturilor asupra mărfii în acel moment sau de un motiv pe care transportatorul nu l-ar fi putut evita. Totuși, dacă cauza poate fi atribuită defectului vehiculului utilizat pentru transport, responsabilitatea rămâne în sarcina transportatorului, chiar dacă vehiculul a fost închiriat și nu îi aparține.
• Este important să se înregistreze în CMR toate circumstanțele și instrucțiunile în prealabil, deoarece, de exemplu, dacă un daunează în marfă apare din cauza prelata deschisă și părțile au convenit în CMR ca transportul să se facă cu prelata deschisă, transportatorul este exonerat de răspundere. La fel, dacă transportul se face fără ambalaj și marfa se poate deteriora din această cauză, dar lipsa ambalajului a fost notată în CMR, dauna nu va fi considerată vina transportatorului.
• Împreună cu cunoștința de transport completată, expeditorul trebuie să predea transportatorului toate documentele necesare pentru vămuire sau alte proceduri legale și să-l informeze despre acestea. Dacă acest lucru nu se face și rezultă daune sau costuri suplimentare, transportatorul nu poate fi tras la răspundere.
• Este important ca, dacă transportatorul a făcut tot posibilul pentru a evita daunele, dar protecția nu a fost posibilă din cauza vehiculului și a respectat toate instrucțiunile primite privind marfa (chiar și în timpul transportului), acesta nu poate fi tras la răspundere pentru daunele care pot apărea datorită naturii mărfii. De exemplu, produsele transportate pot fi parțial consumate de rozătoare sau insecte, cantitatea de lichid transportată poate scădea prin evaporare normală, același lucru fiind valabil și pentru transportul animalelor vii, care este o zonă și mai sensibilă.
• Totuși, este esențial ca transportatorul să demonstreze că dauna a avut loc din aceste motive și nu din vina sa. Dacă transportul este efectuat de mai mulți transportatori, fiecare este responsabil pentru executarea întregului transport. Excepția apare atunci când o etapă a transportului se realizează pe alt vehicul fără transbordare. Practic, de exemplu, dacă un tren de marfă care transportă camioane deraiază în tunelul feroviar dintre Franța și Marea Britanie și marfa este deteriorată, aceasta trebuie considerată ca și cum întregul transport s-ar fi desfășurat pe calea ferată, astfel că transportatorul va fi exonerat de răspundere.

Esențial pentru transportator este atenția, informarea și respectarea instrucțiunilor primite de la titularul drepturilor asupra mărfii, precum și înregistrarea în CMR a oricărui risc posibil în prealabil. De exemplu, dacă preocupările legate de ambalaj și condițiile care le susțin nu sunt menționate în CMR cu justificare, se consideră că marfa era în regulă la încărcare.

Am menționat că este important ca transportatorul să urmeze instrucțiunile titularului drepturilor asupra mărfii, dar cine are dreptul asupra acesteia și când. În această privință, limita este marcată de predarea exemplarului doi al CMR destinatarului. Înainte de aceasta, expeditorul poate decide, de exemplu, ca marfa să fie livrată la altă adresă sau ca transportatorul să nu continue livrarea. Costurile suplimentare rezultate trebuie de asemenea rambursate transportatorului. După predarea CMR-ului destinatarului, acesta devine titularul drepturilor, iar transportatorul trebuie să urmeze instrucțiunile acestuia. Desigur, părțile pot conveni altfel, caz în care acest lucru trebuie consemnat în CMR. Acest aspect subliniază și importanța semnării punctului 24 al CMR de către destinatar la locul de descărcare.

Exemplele evidențiate mai sus reprezintă probabil cele mai importante aspecte, însă cei interesați de toate detaliile și care nu se sperie de limbajul juridic adesea complex, pot consulta regulamentul CMR național menționat anterior.

Ce ne rezervă viitorul?

Mulți consideră că ceea ce este scris pe hârtie și se află în mâinile lor este sigur. Același lucru este valabil și pentru CMR-urile în 4 sau 6 exemplare, însă trebuie acceptat că, la fel ca în aproape toate domeniile, documentarea transporturilor devine tot mai digitală, iar CMR-ul nu va face excepție.

În februarie 2008 a fost întocmit un protocol suplimentar la Convenția CMR originală din 1956, deschizând practic calea către documentația electronică. Această completare a intrat în vigoare vara anului 2011, iar în cei peste 10 ani de la implementare, 34 de țări au aderat la aceasta. Introducerea ei cât mai rapidă în cât mai multe țări este de dorit, deoarece – mai ales în Europa – un transport implică adesea mai multe țări tranzit, iar dacă uneia dintre ele nu se aplică eCMR, transportatorul trebuie să păstreze și versiunea pe hârtie pentru controlul autorităților din acele țări. Implementarea efectivă a eCMR a avut loc pentru prima dată în ianuarie 2017, iar de atunci sistemul funcționează deja între Spania și Franța, în timp ce în alte țări se fac încă teste.

Care sunt avantajele eCMR-ului? Așa cum se observă și în alte domenii, digitalizarea – după ce sunt depășite dificultățile inițiale și utilizatorii se obișnuiesc – facilitează considerabil viața. Un beneficiu major este că toți cei implicați în transport știu în permanență ce se întâmplă cu marfa. Smartphone-ul este la îndemâna tuturor, astfel că documentele nu se pierd. Înregistrările ulterioare pot fi marcate cu timestamp, ceea ce permite urmărirea mai precisă a momentului în care a apărut o daună. Transportatorul poate atașa și fotografii ca dovezi. De asemenea, facturarea și plata transportului pot fi accelerate, deoarece nu mai trebuie așteptată primirea documentelor pe hârtie. În plus, digitalizarea poate reduce interacțiunile fizice, lucru important mai ales în contextul pandemiei COVID. În ansamblu, companiile de transport pot beneficia de costuri mai mici, eficiență crescută și transparență mai mare.

În Ungaria, organizațiile profesionale urmăresc de ani de zile implementarea eCMR, iar pregătirile sunt în desfășurare, însă cadrul juridic nu este încă complet clarificat, astfel că data de introducere a cunoștinței electronice de transport se amână constant. Cu toate acestea, există deja în țară companii pregătite, cu aplicațiile lor proprii, care așteaptă momentul lansării.

Până la apariția eCMR, poți găsi la noi formularele tradiționale pe hârtie, precum și alte documente utile pentru transport. Dacă întâmpini dificultăți la completarea CMR-ului, consultă instrucțiunile de mai sus pentru ajutor.