Ne vous laissez pas prendre au dépourvu au moment de remplir le CMR – tout ce que vous devez savoir sur la lettre de voiture internationale

La plupart des gens ne savent pas vraiment ce que signifient l’expression anglaise « Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road” » ou l’expression française « Convention relative au contrat de transport international de merchandises par route” ». Dans sa traduction hongroise, certains l’ont peut-être déjà rencontrée sous la forme « Contrat de transport international de marchandises par route », mais l’abréviation simplement appelée CMR dans le langage courant nous rapproche tout de suite du fait que, dans la suite, il sera question plus en détail du document de lettre de voiture internationale qui accompagne la marchandise.

 

Qu’est-ce que le CMR ?

Les personnes qui travaillent chaque jour dans le transport international manipulent quotidiennement le document CMR, mais peu s’interrogent sans doute sur tout ce qui se cache derrière ces trois lettres. Après la Seconde Guerre mondiale, le transport international a connu un nouvel élan, mais le fait que les différents pays disposent de leurs propres réglementations concernant les détails du transport compliquait fortement la gestion des cas problématiques et litigieux lors d’un acheminement erroné. En réponse à cela, le 19 mai 1956 à Genève, à peine six mois avant la crise de Suez et la révolution hongroise, les représentants de plusieurs pays se sont réunis sous l’égide de l’ONU et se sont mis d’accord pour appliquer des règles communes au transport de marchandises entre leurs pays.

Ainsi, le 19 mai 1956, les représentants de neuf États ont signé la convention, qui est entrée en vigueur à l’été 1961. Au cours des décennies suivantes, le cercle des pays intégrés au système CMR n’a cessé de s’élargir, si bien qu’aujourd’hui, près de 60 États l’appliquent (la plupart sont des pays européens et d’Asie de l’Est, mais on compte aussi parmi les signataires, par exemple, le Maroc et la Tunisie). La Hongrie a signé la convention en 1970, puis l’a promulguée par le décret-loi n° 3 de 1971.

Au sens de la convention mentionnée ci-dessus, le CMR est à la fois le document qui accompagne la marchandise et un contrat, conclu entre l’expéditeur et l’acheteur de la marchandise transportée avec la participation du transporteur. En établissant le CMR, les parties concernées acceptent qu’en cas de problème, les dispositions de la convention leur soient applicables et contraignantes.

Dans quels cas faut-il établir un CMR ?

Selon la formulation officielle, le champ d’application du CMR concerne tout contrat portant sur le transport de marchandises par route, au moyen d’un véhicule automobile, contre rémunération, lorsque le lieu de prise en charge et le lieu de livraison de la marchandise se trouvent dans deux pays différents, indépendamment du siège de l’expéditeur et de l’acheteur. Examinons quelques exemples pratiques :

• Si le transport se déroule entre deux sociétés ayant leur siège en Hongrie, mais que la marchandise est livrée à l’établissement étranger de l’une d’elles, il faut remplir un CMR.
• Si une société étrangère fait transporter des marchandises depuis l’étranger vers la Hongrie, il faut également remplir un CMR.
• Si une société ayant son siège à l’étranger fait transporter une marchandise depuis son site en Hongrie vers le site hongrois d’une autre société, la marchandise n’a pas besoin d’être accompagnée d’un CMR.
• Un exemple plus extrême : si le transport de la Hongrie vers l’Autriche se fait en charrette, il n’est pas nécessaire de remplir un CMR, puisque celui-ci ne s’applique qu’au transport effectué avec un véhicule automobile.

Il est également important de souligner qu’il ne faut pas remplir un CMR uniquement lorsque les deux pays concernés sont parties à la convention CMR : il suffit que le lieu de chargement ou de déchargement de la marchandise se situe dans un pays relevant du champ d’application de la convention.

Il est aussi utile de savoir que, bien que selon ce qui précède le CMR ne s’applique qu’au transport routier, cela inclut également les cas où une partie du transport ne s’effectue pas par route, mais par rail, par eau ou par air, sans que la marchandise soit transbordée entre-temps. Par exemple, lors d’un transport vers la Grande-Bretagne, le camion peut être transporté sous la Manche par un train de marchandises, ou lors d’un transport de la Hongrie vers la Sicile, le camion peut traverser le détroit de Messine par ferry. Cela ne constitue pas une interruption du transport routier ; il faut donc remplir un CMR, et celui-ci s’appliquera à l’ensemble du transport. Tu pourras lire plus loin des explications détaillées sur la responsabilité juridique concernant la marchandise sur ces tronçons.

Remplir le CMR

Comme nous l’avons mentionné, il faut remplir un CMR lorsque la marchandise circule entre des pays, et que l’un d’eux est partie à la convention. En remplissant le document CMR, les signataires concluent en pratique un contrat par lequel ils acceptent que les dispositions de la convention leur soient applicables pour l’ensemble du transport, et s’engagent à agir conformément à celles-ci.

Aucune forme stricte n’est imposée : la convention détermine uniquement le contenu des données et les informations à faire figurer. Il est toutefois préférable d’utiliser un formulaire préimprimé, car cela nous aide grandement à savoir précisément quoi y indiquer, et grâce à son caractère multilingue, il y a de fortes chances que toute personne amenée à consulter ce document puisse le comprendre. Cela facilite aussi le travail des agents administratifs, car lorsqu’ils rencontrent jour après jour le même modèle, ils retrouvent beaucoup plus rapidement les informations importantes pour eux. Les formulaires également disponibles chez Convoy Truck Shop comportent déjà à la sortie de l’imprimerie la mention suivante : « Même en cas d’accord contraire, les dispositions de la Convention relative au transport international de marchandises (CMR) s’appliquent au transport. », qui doit également être portée sur l’accord lorsque celui-ci n’est pas conclu au moyen d’un modèle préétabli. Autre avantage du modèle prêt à l’emploi : il fonctionne comme un papier autocopiant. Ainsi, qu’il s’agisse d’un CMR en 4 exemplaires ou d’un CMR en 6 exemplaires, il suffit de renseigner les données sur une seule feuille, contrairement aux versions imprimées depuis internet, où il faut réécrire la même chose quatre ou six fois.

Combien d’exemplaires dois-je remplir ?

Selon le texte de la convention, le CMR doit obligatoirement être rempli en 3 exemplaires, dont un pour l’expéditeur de la marchandise, un pour l’acheteur et un pour le transporteur. Aujourd’hui, on rencontre généralement des lettres de voiture en 4 ou 6 exemplaires, dont les feuillets sont de couleurs différentes afin d’en faciliter l’identification. Comme il n’existe pas de frontières douanières au sein de l’UE, pour les marchandises transportées dans cette zone, il suffit de remplir un formulaire en 4 exemplaires (cet exemplaire supplémentaire par rapport aux trois obligatoires peut être nécessaire, par exemple, lorsque le transport est effectué par deux transporteurs différents). En revanche, pour les transports franchissant les frontières douanières extérieures de l’UE, il faudra utiliser un CMR en 6 exemplaires afin de disposer d’un nombre suffisant de copies, notamment pour les formalités douanières.

Si la quantité de marchandise à transporter ne peut être chargée que sur deux véhicules ou plus, l’expéditeur comme le transporteur peuvent exiger qu’il soit établi autant de lettres de voiture qu’il y a de véhicules utilisés pour le transport. Une fois rempli, le document est signé et tamponné à la fois par l’expéditeur et par le transporteur. Un conseil pratique : en tant que transporteur, il est utile de scanner le CMR ou, plus simplement encore, de le photographier, afin de disposer nous aussi, après la fin du transport, d’un élément permettant de prouver les détails de l’expédition en cas de question ou de problème.

Que faut-il écrire et où ?

En principe, le CMR est rempli par l’expéditeur de la marchandise, puis les champs nécessaires sont complétés par le transporteur, et enfin ils signent tous deux le document. Cela semble sans doute évident, mais pour être complet, il convient de préciser que le remplissage doit se faire au stylo, afin d’éviter toute modification indésirable. Dans les grandes entreprises, on a bien sûr aussi recours à la pratique consistant à le remplir à la machine, puis à n’ajouter à la main que la signature. Voyons quels types de données doivent être indiqués dans chaque rubrique :

1. Expéditeur : le nom et l’adresse de l’entreprise qui confie l’ordre de transport au transporteur. Ici, un tampon suffit généralement, il n’est pas nécessaire de remplir toutes les données à la main. Il est toutefois important que, si une information est apposée sur le CMR au moyen d’un cachet, cela soit fait sur les 4 ou 6 exemplaires.
2. Destinataire : le nom et l’adresse de l’entreprise à laquelle la marchandise doit être remise à la fin du transport. Il ne s’agit donc pas de l’adresse de livraison, mais du siège social enregistré de l’entreprise. Comme au point précédent, un remplissage au moyen d’un cachet convient également ici s’il est disponible.
3. Lieu de livraison de la marchandise : le pays et la ville où la marchandise est transportée. Cela peut être le siège de l’entreprise destinataire (voir point 2) ou, par exemple, l’un de ses établissements.
4. Lieu et date de prise en charge de la marchandise : l’endroit et le moment où le transporteur prend en charge la marchandise. Comme au point précédent, cela peut différer des données indiquées au point 1 si l’enlèvement effectif de la marchandise n’a pas lieu au siège de l’expéditeur.
5. Documents annexés : il faut indiquer ici les documents qui accompagnent la marchandise. Il peut s’agir, par exemple, d’une facture, d’un bon de livraison, d’un ticket de pesée, d’une liste de colisage, ou encore d’un document spécifique supplémentaire selon la nature de la marchandise.
6. Marques et numéros : on peut indiquer ici le nombre des colis, leurs marques et leurs numéros d’ordre. Si les documents annexés comprennent par exemple une facture détaillée, on peut y faire référence par son numéro, puisqu’elle contient le détail de la quantité totale de marchandises. En cas de transport ADR, ses informations doivent également être consignées dans cette partie.
7. Nombre de colis : il est préférable d’indiquer la quantité de marchandise dans une unité que le transporteur peut contrôler, par exemple en palettes.
8. Mode d’emballage : énumération des types d’emballages utilisés pour le transport, par exemple palette, carton, film.
9. Désignation de la marchandise : comme l’espace disponible sur le document est limité, il est conseillé de décrire la marchandise brièvement ou à l’aide d’une abréviation, sous une appellation générique.
10. Numéro statistique : cette rubrique permet d’indiquer les numéros d’identification de la marchandise transportée, par exemple le code NHM (nomenclature harmonisée des marchandises), le code TARIC (tarif intégré des Communautés européennes), ou, en cas de transport de véhicules automobiles, leur type, leur numéro d’immatriculation et leur numéro de châssis.
11. Poids brut : le poids total de la marchandise transportée, c’est-à-dire la marchandise et son emballage réunis. En tant qu’expéditeur, lors du remplissage du CMR, nous pouvons rendre service au transporteur en n’indiquant pas le poids brut au gramme près, mais en prévoyant une petite marge, afin que le véhicule ne soit pas exactement à la limite maximale autorisée et que le transporteur ne risque pas une éventuelle amende.
12. Volume : pendant du point précédent, si la marchandise est liquide, il faut inscrire ici sa quantité en m³.
13. Instructions de l’expéditeur : on peut indiquer ici des consignes à l’attention du transporteur, telles que l’itinéraire imposé, les parkings désignés, le lieu du dédouanement, les points de passage frontaliers, la température de transport ou les plages horaires de réception des terminaux. On peut aussi y inscrire d’autres informations, comme le poids des matériaux d’emballage utilisés. Les informations à faire figurer ici peuvent être fortement influencées par la nature des marchandises transportées.
14. Remboursement : cette rubrique doit être remplie lorsque le transport est payé au transporteur. D’une manière générale, on peut dire que les points 14, 15 et 19 relatifs aux questions financières ne sont généralement pas remplis et restent vides dans la grande majorité des cas.
15. Dispositions relatives au paiement du fret : lequel des acteurs concernés par le transport prend en charge le paiement du fret.
16. Transporteur : ce point est rempli par le transporteur (nom, adresse, pays). Ici aussi, un remplissage au moyen du tampon de l’entreprise de transport est généralement suffisant.
17. Transporteurs successifs : cette rubrique doit être remplie lorsque l’ensemble du transport n’est pas effectué par un seul transporteur. Cela peut être le cas, par exemple, si, en raison d’une panne technique, la marchandise doit être transbordée du véhicule initial vers un autre véhicule, ou si elle est déchargée dans un centre logistique puis reprise par un autre transporteur.
18. Réserves et observations du transporteur : du point de vue du transporteur, c’est l’une des rubriques les plus importantes, dans laquelle toutes ses remarques peuvent être consignées. Il est utile de comparer les données inscrites sur le CMR (nombre de colis, marques, numéros d’ordre) avec la marchandise effectivement chargée, et d’indiquer s’il estime que la marchandise est mal emballée ou déjà défectueuse au moment du chargement. Il est également conseillé de noter si, pour une raison quelconque, il n’a pas pu vérifier la quantité ou l’emballage de la marchandise (par exemple si, selon les règles imposées par l’une des parties, le conducteur ne peut pas être présent lors du chargement). Les réserves inscrites ici doivent être signées à la fois par l’expéditeur et, à la fin du transport, par le destinataire, car en cas de problème cela permet de prouver, par exemple, que la cargaison n’a pas été endommagée pendant le transport mais qu’elle a été expédiée ainsi dès le départ. Il convient également de noter si l’expéditeur ou le destinataire a refusé que ces réserves soient inscrites dans le CMR, ou s’il a refusé de les signer malgré la demande du transporteur. Bien qu’aucune langue unique ne soit imposée pour le remplissage du CMR, il est recommandé de formuler les réserves dans la case 18 en anglais, dans une autre langue d’usage international, ou éventuellement dans la langue du pays concerné. À cet égard, un document multilingue téléchargeable depuis le site de l’Association hongroise des transporteurs routiers ou directement depuis le site de l’Union internationale des transports routiers (IRU) peut apporter une aide précieuse. Comme l’espace est limité dans le CMR, il est également possible d’y indiquer les codes figurant dans la liste des réserves, afin que le problème puisse être identifié ultérieurement avec précision à partir de ceux-ci.
19. Somme due : la valeur de la marchandise payée par l’acheteur au conducteur du transporteur, si la contrepartie n’est pas réglée par virement bancaire de l’acheteur vers l’expéditeur. Selon la définition d’origine de la convention, il est également possible d’y mentionner les frais liés au transport et survenus au cours de celui-ci (par exemple les droits de douane). De nos jours, cette rubrique est généralement laissée vide.
20. Conventions particulières : toute autre information, par exemple le fait que la marchandise ne sera réceptionnée qu’à un moment déterminé.
21. Lieu et date d’établissement
22. Signature et cachet de l’expéditeur : en principe, le CMR est rempli par l’expéditeur de la marchandise. Toutefois, si pour une raison quelconque il est rempli par le transporteur, celui-ci ne peut pas signer ce point. Le transport international doit impérativement être accompagné d’un CMR ; dans le pire des cas, cette case devra donc rester vide.
23. Signature et cachet du transporteur : même si l’expéditeur n’a pas signé la case 22 qui le concerne, le transporteur doit obligatoirement signer le document ici et y apposer le cachet de l’entreprise de transport.
24. Réception de la marchandise, signature et cachet du destinataire : cette partie est remplie par le destinataire lors de la remise de la marchandise.
25. Véhicule du transporteur, numéro d’immatriculation, charge utile : dans le cas d’un véhicule avec remorque, il faut indiquer ici à la fois le numéro d’immatriculation du tracteur et celui de la remorque.

Les cases du document CMR qui ne sont pas pertinentes pour le transport concerné ou pour lesquelles aucune information n’est disponible doivent être laissées vides. Les champs à remplir obligatoirement apparaissent en gras dans la liste ci-dessus. Il est également obligatoire de préciser que le transport relève des dispositions de la Convention. Cela est important car, à défaut, la responsabilité de tous les frais et dommages éventuels incombe au transporteur. C’est précisément pour cette raison que cette mention figure déjà préimprimée sur le modèle disponible chez Convoy Truck Shop. Au-delà des informations obligatoires, les parties peuvent consigner dans le document tout autre élément qu’elles estiment nécessaire pour le transport concerné, par exemple l’interdiction de transbordement, le montant du contre-remboursement, la valeur de la marchandise, le délai de transport ou la liste des documents remis.

Responsabilités lors du transport

• Le transporteur est responsable du retard de livraison. Cela n’a sans doute même pas besoin d’être expliqué.
• Le transporteur assume également la responsabilité lorsqu’il recourt aux services d’un tiers, par exemple lorsqu’un de ses employés effectue le transport.
• Le transporteur est responsable de la perte totale ou partielle de la marchandise. Il existe toutefois une exception lorsque cela résulte d’un vice propre de la marchandise, d’une instruction de l’ayant droit (c’est-à-dire la personne qui, à un moment donné, peut disposer de la marchandise), ou d’une cause que le transporteur n’a pas pu éviter. Cependant, si la cause est liée au mauvais état du véhicule de transport, la responsabilité continue d’incomber au transporteur, même si le véhicule utilisé était loué et ne lui appartenait pas.
• C’est aussi la raison pour laquelle il est important de consigner à l’avance dans le CMR toutes les circonstances et instructions, car, par exemple, si un dommage causé à la marchandise résulte d’une bâche ouverte et que les parties ont convenu dans le CMR que le transport se ferait avec une bâche ouverte, le transporteur est exonéré de sa responsabilité. De même, si la marchandise est transportée sans emballage et que, de ce fait, elle peut être endommagée par sa nature même, mais que l’absence d’emballage a été mentionnée dans le CMR, le dommage ne sera pas non plus imputable au transporteur.
• Avec la lettre de voiture établie, l’expéditeur de la marchandise doit remettre au transporteur tous les documents qui peuvent être nécessaires au dédouanement ou à d’autres procédures administratives, et doit également l’en informer. Si cela n’est pas fait et qu’en raison de cette absence un dommage ou un coût supplémentaire affecte le transport, le transporteur ne peut pas en être tenu responsable.
• Il est également important de noter que, si le transporteur a tout mis en œuvre pour éviter un dommage, mais que la protection offerte par le véhicule ne l’a pas permis, et qu’il a respecté toutes les instructions reçues concernant la marchandise (même pendant le trajet), il ne peut pas être tenu responsable des dommages pouvant résulter de la nature même de la marchandise. Par exemple, si les produits transportés sont endommagés par des rongeurs ou des vers, si la quantité de liquide transportée diminue en raison d’une évaporation normale, et il en va de même pour le transport d’animaux vivants, qui constitue sans doute un domaine encore plus sensible.
• Il est toutefois essentiel de noter que c’est au transporteur de prouver que le dommage est dû aux causes mentionnées ci-dessus et non à sa propre faute. Si le transport est effectué par plusieurs transporteurs, chacun d’eux est responsable de l’exécution de l’ensemble du transport. Il peut toutefois y avoir une exception dans le cas déjà évoqué d’un tronçon du transport effectué sans transbordement sur un autre véhicule. Mais qu’est-ce que cela signifie en pratique ? En reprenant un exemple mentionné plus haut : si, entre la France et la Grande-Bretagne, le train de marchandises transportant aussi le camion déraille dans le tunnel ferroviaire et que la marchandise est endommagée de ce fait, alors il faut considérer que l’ensemble du transport s’est déroulé par rail, de sorte que le transporteur sera exonéré de toute responsabilité.

L’essentiel, du point de vue du transporteur, réside donc dans la diligence, l’information et le respect des instructions reçues de l’ayant droit, ainsi que dans le fait de faire figurer à l’avance dans le CMR tous les risques possibles. Si, par exemple, les inquiétudes relatives à l’emballage et les circonstances qui les justifient ne figurent pas dans le CMR avec leur motivation, il faut présumer qu’au moment du chargement la marchandise était encore en bon état.

Nous avons mentionné que pour le transporteur, il est important de suivre les instructions reçues de l’ayant droit, mais à quel moment et qui dispose réellement de la marchandise ? Dans cette question, la frontière est en principe marquée par la remise du deuxième exemplaire du CMR au destinataire. Avant cela, l’expéditeur peut décider, par exemple, que la marchandise soit livrée à une autre adresse ou que le transporteur ne poursuive pas le transport. Les frais supplémentaires qui en découlent doivent bien entendu être remboursés au transporteur. Après la remise du CMR à l’acheteur, en revanche, c’est l’acheteur qui devient l’ayant droit, et le transporteur doit suivre ses instructions. Bien sûr, cela n’est pas non plus gravé dans le marbre : si les parties souhaitent s’en écarter, elles doivent le consigner dans le CMR. Tout cela montre également pourquoi il est important de faire signer par le destinataire de la marchandise le point 24 du CMR lors du déchargement.

Les exemples mis en avant ci-dessus comptent sans doute parmi les domaines les plus importants, mais pour ceux qui souhaitent connaître tous les détails et qui ne se laissent pas rebuter par un langage juridique souvent complexe, il peut être utile de consulter le règlement national CMR déjà mentionné.

À quoi faut-il s’attendre à l’avenir ?

Beaucoup pensent peut-être que ce qui est écrit sur papier et qu’ils tiennent entre leurs mains est ce qu’il y a de plus sûr. Cela peut être le cas du CMR habituel en 4 ou 6 exemplaires, mais il faut accepter que, comme presque tous les autres domaines du monde, la documentation du transport se numérise elle aussi de plus en plus, et le CMR ne fera pas exception.

En février 2008, un protocole additionnel a été élaboré pour compléter la convention CMR originale de 1956, ouvrant pratiquement la voie à la documentation électronique. Ce complément est entré en vigueur à l’été 2011 et, au cours des plus de 10 années qui ont suivi, 34 pays y ont adhéré. Il serait d’ailleurs souhaitable de l’introduire le plus rapidement possible dans un maximum de pays, car – surtout en Europe – un transport traverse souvent plusieurs pays de transit et, si l’un d’eux n’applique pas l’eCMR, le transporteur doit alors conserver également sur papier le document CMR rempli pour les contrôles des autorités dans ces pays. Le premier déploiement concret de l’eCMR a eu lieu en janvier 2017 et, depuis, ce système fonctionne déjà entre l’Espagne et la France ; entre d’autres pays, cependant, ces transports n’existent encore qu’à titre expérimental.

Mais quels sont les avantages de l’eCMR ? Comme on peut aussi le constater dans d’autres domaines, la numérisation – bien sûr seulement après avoir surmonté les difficultés initiales et une fois que les parties concernées s’y sont habituées – nous simplifie fondamentalement la vie. L’un des arguments en faveur de l’eCMR est par exemple que toutes les parties impliquées dans le transport peuvent savoir en permanence ce qu’il advient de la marchandise. Aujourd’hui, tout le monde a son smartphone à portée de main en permanence, il n’y a donc pas lieu de craindre la perte des documents. Les nouvelles mentions ajoutées après l’établissement peuvent être horodatées, ce qui permet de suivre plus précisément, par exemple, le moment où un dommage a été causé à la marchandise. Le transporteur peut même joindre des photos des événements comme preuve. La facturation et le paiement du fret peuvent également être accélérés, puisqu’il n’est pas nécessaire d’attendre l’arrivée du document papier. Il suffit de penser à la pandémie de Covid : l’électronisation peut aussi réduire le nombre de contacts physiques. Dans l’ensemble, les entreprises de transport peuvent donc s’attendre grâce à cela à une baisse des coûts et à une amélioration de l’efficacité, ainsi qu’à une plus grande transparence.

En Hongrie, les organisations professionnelles s’efforcent depuis des années de créer les conditions nécessaires à l’application de l’eCMR, et les préparatifs sont en cours. Toutefois, le cadre juridique n’est pas encore totalement défini, si bien que la date prévue pour l’introduction de la lettre de voiture électronique est sans cesse repoussée. Malgré cela, plusieurs entreprises de notre pays sont déjà prêtes et attendent le moment du lancement avec leurs propres applications.

En attendant l’arrivée de l’eCMR, vous trouverez chez nous la version papier traditionnelle ainsi que d’autres formulaires utiles nécessaires au transport. Et si vous bloquez lors du remplissage du CMR, n’hésitez pas à parcourir la description ci-dessus pour obtenir de l’aide.